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××机关公文处理制度

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www.pxzj8.com 号外,一般不用标点符号,批转公文,标题应当避免使用重复用语。     (七)主送机关,应当写机关全称或者规范化简称,位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文,如“决定”、“会议记要”等,主送机关可以列在正文之后。 (八)公文如有附件,应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称,如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起,如不能装订在一起,应当在附件首面左上角注明主件发文字号。 (九)公文会议纪要外,应当加盖印章,印章端正盖正成文时间中上方,上沿不压正文,底边在成文时间之下。联合行文,联合发文机关都应当加盖印章,印章从左到右排列,排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的,应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章,可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“(此页无正文)”。 (十)成文时间以领导人签发日期为准,联合行文以最后签发领导人的签发时期为准;电报以发出日期为准。 (十一)文件应当标注主题词。上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词,主题词标注在文件末页抄送机关之上。 (十二)公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。 第八条  公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字,正文用3号仿宋体字,每页19行,每行25个字。 公文用纸一般为16开型(260×184),涉外公文采用国际标准A4型(297×210)。左侧装钉。   第四章  行文规则     第九条  湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门,在职权范围内可以独立对外行文, 上行文:向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。 平行文:向隶属单位和地、州、市交通局布置工作,交办任务,答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文,厅办公室可以对外、对下行文,在职权范围内向不相隶属单位行文。 第十条  各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文,一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。 第十一条  本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。 第十二条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,除领导交办事项外,“请示”不得直接送领导个人。 第十三条  报告中不得夹带请示事项。   第五章  收文办理     第十四条  收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。     第十五条  收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文,均应编号登记。     第十六条  文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况,查对清楚,编号登记、封发,机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺,交机要交通部门投送。     第十七条  需要办理的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示,或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。     第十八条  承办单位应当抓紧公文办理,不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的,应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。     第十九条  拟草公文应当做到:     (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。 (二)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点符号准确,编幅力求简短。 (三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。 (四)转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。 (五)结构

www.pxzj8.com 层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。公文结构层次不宜过多。 (六)必须使用国家法定计量单位。 (七)用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。 (八)二级单位代厅拟稿,应当按公文格式打印或者用方格纸誊正,经领导人签署上报。(并附报文稿磁盘) 第二十条  公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。 第二十一条  公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的,必须由正职或主持的副职签发;经授权,有的公文可以由办公室主任签发。 第二十二条  审批公文, 主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。圈阅要注明时间。 第二十三条  草拟、修改和签批公文,应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。 第二十四条  公文送领导人签发之前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定,是否和有关部门协商、会签,文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定。 第二十五条  上级行政机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印外,经厅领导人或办公室主任批准,可以翻印、复印,翻印、复印件按机要文件进行管理,密码电报不得翻印、复印。不得密电明复,明电密电混用。 第二十六条  传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。  第二十七条  凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文,厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善,保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描,录入微机,发送至厅办公室,处室办理公文所列事项需要该公文时,收发室应提供复制件。如转发公文,应将该公文送至办文处室,并注明公文去向。        第二十八条  厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急,及时提出拟办意见送厅领导批示,或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。 除特殊情况外,厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。 第二十九条  对需送几位厅领导传阅或传批的公文,由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录,避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外,不应将公文在厅领导之间自行传递。 第三十条  经厅领导批示的公文,或办公室注请各处室、部门阅处的公文,由收发室或办公室秘书送达,各承办处室、部门要签收、登记。 第三十一条  各承办处室、部门应当抓紧公文的办理,不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的,应当迅速退回厅办公室并说明理由。 第三十二条  送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文,厅办公室要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。 第三十三条  公文办理后要注意保存,每半年清理一次,交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料,须在会议结束后一个月内交档案室归档。   第六章  发文处理 第三十四条  凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调,首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。文稿制作后,由主办单位负责人签字后经有关处室会签,再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。 第三十五条  行文应确有必要,注重实效,控制数量,力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项,不行文;会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话,一般不再行文;贯彻上级文件精神,不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。 第三十六条  送核文稿应做到符合政策,观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确,文风端正,同时要力求文字精炼,用语规范,格式正确,杜绝形式主义和繁琐哲学。 第三十七条  厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是: (一)报批程序是否符

www.pxzj8.com 合规定; (二)是否确需行文; (三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现行文意图,并同现行有关公文相衔接; (四)涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见,履行了会签手续; (五)所提措施和办法是否切实可行;     (六)人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。 核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感,认真学习党的路线、方针、政策,熟悉本厅业务,熟练掌握文秘常识,一丝不苟,严格把关,防止失误和疏漏。 第三十八条  对确无必要行文的公文文稿,应提出不予行文的建议并说明情况,报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的,应终止核稿。 第三十九条  文稿如需作较大修改,应与起草单位协商或请其修改。 第四十条  文稿由办公室核稿后,应送分管厅领导审阅并签发,最后送机要室编写文号。 转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发,各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函,一般由处室、部门负责人签发,重要的经主管厅领导同意后签发。 第四十一条  凡与外单位联合行文的,应由其他单位签发后,再到我厅会签。会签时,先由相关处室(部门)提出意见,再由办公室核稿,然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的,编我厅文号;业务以其他单位为主的,由其他单位编文号。 第四十二条  文稿印发后,应将原稿和正稿一式五份送机要室,由机要室交档案室存档。 第四十三条  凡本厅产生的公文,印制装订盖章后,由办文处室(部门)到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室(送)寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达(不通过邮局)。邮寄一般一天一次,急件随时送寄。   文 印 事 务   第四十四条  厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务,原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等,应由各处室、部门自行打印好后,交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料,须经厅办公室负责人同意。 第四十五条  打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务,需印件应先送厅办公室,由厅办公室核定印制数量,统筹安排后,交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题,各处室、部门亦应告知办公室处理,一般不直接同打字室、复印室联系。 第四十六条  打字室、复印室应热情为机关服务,准确熟练地掌握和使用公文排印标准,努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下,对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时,应按照轻重缓急,抓紧处理。 第四十七条  复印室应坚持定时开机复印。非急件,每天上午11:00—12:00,下午4:30—5:30,急件经办公室负责人同意,随到随印。 第四十八条  厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料,打字室、复印室应杜绝浪费,熟练掌握速印、复印技巧,严格按核定数量印制公文。 第四十九条  厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。

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