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公司规范化办公程序的若干管理规定

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www.pxzj8.com (6)  编号:归档文件按文件编号,在文件首页上端空白处加盖归档章,填写年度、室编件号、机构、保管期限等,以固定文件位置。 (7)  编目:归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒,并逐件编制归档文件目录和盒内备考表,经部门经理审核签字后,档案室检查验收,办理档案移交手续。 3、  归档范围内的公文材料(详见附件《综合档案归档范围及保管期限》)应保证其全面性、有序性和保密性,且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。 4、  由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示(包括各种图、文、影像资料)等整理(立卷)、归档并负责妥善保管证件及文件。 5、  重要会议形成的公文,包括录音带、录像带、照片等有关材料,由综合办负责收集并整理、归档。 6、  公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围(责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》),由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷,由部门经理审核签字后向档案室移交,归档备查。 7、  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年。保管期满后,由财务部编织会计档案移交清册,经部门经理审核签字后,归档备查。 8、  工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷,由技质部负责组织鉴定归档工作。 9、  设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。 10、       人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后,10~20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后,随时归档。 11、       凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件(如:工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等),各部室应按季度上报综合办,由综合办统一刻录光盘备份存档。 12、       涉及多部室联合办理的公文,原件由主办部室整理归档,其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。 (四)            利用:归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具,以备借阅(有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》)。 (五)            统计:详见附件《档案的统计制度》。 (六)            保管:做好“七防”工作和档案材料的保密工作。 (七)            销毁:详见附件《档案鉴定与销毁制度》。 二、      印信管理程序: 1、  分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用,一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。 2、  综合办要确保印信工作的正常开展,防止滥用和出现漏洞,加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。 3、  印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记,方能办理。 4、  分公司法人章由财务部保管,除与财务工作有关的用印外,其他用印需到综合办办理有关用印手续。 5、  需使用营业执照原件或复印件的部室,应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印,并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。 6、  介绍信开出,内容要明确具体,要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名,介绍信正文与存根应一致,如介绍信开出后未用,应交回综合办,附于存根备查。 7、  介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告,涉及重要事项,还

www.pxzj8.com 应通知前往办事的单位,以防事故。 8、  须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信,如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事,须经公司主管领导批准。 9、  各部室印鉴(包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等),应由各部室专人保管,部门经理监督,加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。 10、    如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时,需由部门经理填写《用印审批表》,报公司主管领导签字后,方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。 11、    印鉴不准出室,不得借给他人使用,各印鉴保管部室要及时清洗保养,以确保盖印清晰。 12、    公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁,不能随意放置。如因管理不善,造成事故,要视情况追究责任。 三、      公函邮寄程序: 1、公司公函(包括财务汇票、工程档案、合同文本等)需使用EMS(邮政特快专递)邮寄的,由综合办统一办理。 2、一般公函(对时间及安全系数要求不高的),本着降低成本减少办公费用的原则,由各部室按平信自行邮寄。 3、公函办理EMS邮寄时,经手人要严格登记手续,综合办应及时处理,保证当日递送,不得拖延。 4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函,因私邮寄不予办理。 四、      办公设备及用品使用程序: 范    围:公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。 目    的:为了节约开支杜绝浪费,确保公司办公设备及办公用品的合理使用。 参考文件:总公司《行政办公设备管理规定》(××字[20xx]第125号) 1、  办公设备由综合办根据需要,经主管领导批准后统一购置。 2、  办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理,各使用部门负责日常维护和保养。 3、  办公设备损坏由综合办查明原因,联系维修,并建立相应的维修台帐。 4、  办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认,残体由综合办处置。 5、  办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。 6、  办公用品由综合办统一购置管理。 7、  办公用品要根据实际工作需要,于每周的周二上午按照部门所需,由专人一次性集中办理领用手续。 8、  特殊需要的办公用品要提前在综合办登记,经领导批准后统一购置。 9、  综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置,并将采购物品分类进帐。 五、      图书购置、借阅程序: 1、  图书资料由各部室经理编制购书计划,报公司主管领导批准,由各部室自行购置。 2、  购置图书后,购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续,由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。 3、  图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。 4、  综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序,在相关图书资料上加盖“有效版本”章。 5、  借阅人员应爱护图书,因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。 六、      信息传递程序: 1、  公司上下级、各部室之间的情况交流,信息沟通,在企业经济运行中起着重要意义。 2、  对于总公司下行的信息(包括Fax、E-mail、电话通知、信函等)由综合办统一查收,并做好记录,报呈公司领导后下发相关部室承办。 3、  各部室要

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