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公司规章制度之行政事务管理制度

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  第一章 总则
第一条 为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效蔬,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,制定本规定。
第二条 行政事务管理由集团副总领导,行政办公室执行管理 (下文称总办),各企业司设分管职能人员。

  第二章 关于文件收发管理
第三条 总部各部门和所属各公司的所有报告呈文及外送文件,都必须通过总办登记办理、呈报,不得积压迟误。属于急件的应在接件后及时报送相关部门处理。
第四条 公司的文件由总办负责起草和审核,公司总经理签发:集团各部门的文件由部门负责起草和审核,部门总监签发。
第五条 文件签发后,送总办秘书处统一安排打印,打印后送回起草部门校对,校对无误后方能复印、盖章、发送。
第六条 文件的原稿应送总办保存备查。
第七条 属于机密的文件,核稿人应注明"机密"字样,并确定报送范围,由专人印制、报送。
第八条 文件统一由总办负责发送。送件人应将文件内容报送日期、部门、收件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果,机密文什由专人按核定的范围报送。

  第三章 关于印章管理
第九条 集团和所属各公司的印章(含公章、财务专用章、合同专用章和业务专用章)必须按规范严格管理,严禁违章使用。
第十条 印章实施使用前留印鉴、专人保管、使用时领导审批和使用登记制度。
第十一条 集团的公章、合同专用章、业务专用章由总办专人保管,财务专用章由财务管理部专人保管。所属各企业的公章、合同专用章、业务专用章,由指定专人保管;财务专用章由财务部专人保管。
第十二条 使用公章,凡会令本公司、企业对外承担法律责任和经济责任的,必须由集团公司总经理或授权常务副总经理批准,并逐项登记使用情况:不会令本公司、企业对外承担法律责任和经济责任的,但涉及的事项较重要,必须经集团公司主管副总经理或各企业总经理批准,并逐项登记使用情况。
第十三条 集团或下属公司使用合同专用章,必须凭总经理或主管副总经理批准同意的《经济合同审批表》(见《合同管理制度》附件)才能使用,并逐项登记使用情况。
第十四条 使用业务专用章,必须经主管业务部门经理以上的领导批准才能使用,并逐项登记使用情况。
第十五条 公司及所属企业的财务专用章和银行帐户印鉴的保管和使用,按《财务管理制度》的规定执行。
第十六条 公司及所属企业均设立印章使用登记册,建立完整的印章使用制度。
第十七条 严格控制开具盖有公章的空白介绍信和盖有合同专用章的空白合同书。因业务或工作特殊需要必须开具者,必须经集团公司总经理或授权常务副总经理批准,并签领备案.领用人返回公司后,必须报告使用情况进行核销。未使用的空白介绍信和合同书一律交回。隐瞒不交回者,一经查实,给予必要的处分。
第十八条 严禁将印章随意扔放,无人看管;严禁任何员工随身携带各种印章外出办事,遇特殊情况需经集团公司总经理或授权常务副总经理批准方可带出。
第十九条 对外地销售中心或长期派驻外地之机构的合同专用章,应由公司法定代表人授权委托管理,按集团关于合同管理的有关规定执行,超过公司规定的,应报总经理批准。否则一切后果由主办人员承担。
第二十条 印章保管人对印章必须妥善保管,防止印章丢失、被盗和被盗用。如发现上述情况必须立即报告主管领导并采取补救措施。
第二十一条 违反印章保管、使用规定,视情节和后果追究责任人的行政和经济责任;触犯刑律者,提请司法机关依法追究法律责任。

第四章 关于重大事项请示报告
第二十二条 所谓重大事项系指:
1. 公司增加固定资产;
2. 重大的经济合同签订;
3. 涉及大额(一般指5000元以上)的对外礼仪行为;
4. 副总经理级(含)以上人员外地出差达两天(含)以上或请假两天(含)以上;
5. 公司发生重大事故,如:法律诉讼、人员工伤、经济损失等;
6. 涉及对外投资项目:对内新产品开发和较大新工艺设计改革事项;
7. 与合作方或合资方有意见矛盾;
8. 其他对公司利益有重大影响的各类事项。
第二十三条 发生重大事项应及时向集团总经理或副总经理口头

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第二十四条 出差或请假应填写《员工因公出差(郊县、外省市)审核表》 (见本《须知》P144表二),并于前两天送总办,依文件收发程序办理。

第五章 关于办公用品.低耗品领用管理
第二十五条 关于办公用品开支原则按集团《关于费用开支的规定》第三章条款执行。
第二十六条 凡职工进出公司涉及领或交还办公用品的,需凭人才资源部调令到总务处办理有关的必要手续。

第六章 关于公务车辆使用管理
第二十七条 公务车辆是为服务客户、公司领导和接送员工上下班使用,所以公务车辆的管理甚为重要。使用公务车辆必须依照规定办理,严禁公车私用及无效益使用。
第二十八条 有关公务车辆申请使用规定如下:
1. 除交通车早晚各开一班外,其余时间所有公务车辆的使用均需填(车辆使用申请表》(见附件一)申请,经总办秘书处排定后才能用车。
2. (车辆使用申请表》应于使用前一日中午十二时以前送达总办秘书处,以利安排及协调公务车辆。
3. 有关安排的顺序以客户使用为先、总公司领导其次、其他子公司领导再其次。如有特殊情况由主管副总经理协调处理。一般管理人员,在无特急事宜的一般情况下,目的地在本市区内的,不派专车。
第二十九条 有关公务车辆的行车记录规定如下:
1. 有关公务车辆的行车需填写(行车记录表,(见附件二)。
2. 《行车记录表》由司机填写,使用者签认,每月汇总呈送总办,以利统计分析公务车辆的使用情况并向各使用单位结算费用。
3. 集团内实行有价有偿使用车辆结算制。有关收费标准请参照《公务车辆使用收费标准表》 (见附件三)。
第三十条 有关公务车辆的交通安全与违章事项规定如下:
1. 公务车辆驾驶员应遵守交通安全法规驾驶,使用者负有监督的责任,严禁为赶时间而违反交通法规。
2. 遇有交通事故或违章行为,必须立即回报总办,并依照法规处理,切勿私下解决[本文由网站www.pxzj8.com收集整理]。
3. 因交通事故或违章行为而造成的金钱损失,由驾驶员自行负责,因此而使公务车辆安排产生困扰者,依情节轻重,给予记过以上的处罚。
4. 发生交通事故,公务车辆驾驶员经裁定无违章行为,其任何损失均由公司负责。
第三十一条 有关公务车辆的保养与维修规定如下:
1. 保养均需在一定里程数内进行,严禁超过规定里程数而未做保养工作。
2. 驾驶员每日早晨发车前应检查车况,并随时保持车内与车身的清洁、光亮,如发现车况有问题应及时回报总办并速修复。若强行行驶造成的损失,由驾驶员自行负责。
3. 保养及自然磨损的维修费用由公司负责,发生事故或碰撞的维修费用由驾驶员负责。
4. 每辆公务车辆的保养及维修均需填写(保养维修记录表》(如附件四),每月汇总送总办,由主管行政副总审批。
5. 驾驶员应在规定的时间内完成年检工作,若因时间延误所造成的罚款由驾驶员自行负责。
第三十二条 有关公务车辆的停放与驾驶员休息的规定如下:
1. 公务车辆进入公司,下客(货)完成时,应立即停放在专属车位上,严禁任意停放。
2. 驾驶员没有派车任务时,应及时保养或清洁车辆或在驾驶员休息室休息,严禁串岗或外出。
3. 驾驶员是以服务客户与公司领导为原则,因此其上下班时间应以任务完成为标准。
第三十三条 有关公务车辆交接的规定如下:
1. 驾驶员平时应保管好车辆的行驶证、保险卡、年检证、车辆维修手册等证件。
2. 驾驶员因故离职或调换行驶车辆,应将所有的证件如数清点无误移交给新的驾驶员,若有遗失或破损的情形,公司有权追诉其法律责任。

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