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档案室工作制度

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一、档案工作岗位责任制

   (一)分管档案工作局领导责任制
    1、领导局系统的档案管理工作。
    2、审定局系统档案管理各项制度,并监督贯彻执行。
    3、解决[本文由网站www.pxzj8.com收集整理]档案工作中的实际问题。
   (二)主管档案工作办公室领导责任制
    1、组织制定档案管理制度,并认真执行。
    2、抓好局机关和局属单位档案建设与管理工作。
    3、定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策,不断提高档案管理人员的业务技能。
   (三)档案管理人员岗位责任制
    1、对机关各处室和局属各单位形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
    2、负责集中统一管理本单位各种门类和载体的档案以及有关资料。
    3、为党和国家积累档案财富,按规定将具有长远保存价值的档案向省档案馆移交。
    4、贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策,建立健全档案室的各项规章制度。
    5、对档案实行科学管理,熟悉所藏档案情况,积极提供利用,为全局各项工作服务。
6、办理领导交办的其他档案业务工作。

二、文书档案立卷归档制度
   
档案是本单位在工作活动中形成的保存备查的原始记录。为了归档文件材料的齐全完整,提高归档案卷的质量,结合实际制定本制度。
    (一)凡是各项工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件及其他材料,均属于接收范围。具体包括重要的收发文件、会议文件、内部文件、会议纪要、调查报告、会议记录、工作计划总结、重要信访件、统计报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印的刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档的文件材料,由各处(科)室文书管理人员负责组织整理、立卷,并按期向局综合档案室或所在单位档案室移交,任何人不得私自拆取和销毁文件材料,也不得据为己有。
 (二)文件立卷工作实行谁办理谁立卷的原则,即由哪个处室办理的文件材料,就由哪个处室立卷归档。
 (三)归档的文件材料要按规定进行分类,每份文件的页数及卷内目录、备考表应齐全完整,每一案卷一般不得超过200页。
(四)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起组卷。
 (五)不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,放在复文年份立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
 (六)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
 (七)卷内文件材料应按排列顺序,依次给有文字的每面材料编写页号,正面页号编在右上角,背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔,并做到不重复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。
(八)归档的案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录和备考表,填写的字迹要工整、清晰,一律用毛笔或钢笔书写,钢笔要求用炭素墨水或蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水。卷内文件目录放在卷首,备考表应置卷尾。
 (九)卷宗内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应裱糊,理顺取齐,案卷采用三孔一线的方法装订,孔距7公分。
 (十)案卷标题要简明,准确反映卷内文件材料内容,要用钢笔书写或微机打印,字迹要工整、清晰,标题末尾不用句号,保管期限栏内必须填明保管期限。
 (十一)归档。每年四月底以前,各部门必须将上年度的文件材料及相关资料整理立卷,向档案室移交归档。归档时,交接双方核对案卷,并在档案移交登记表上签字。

三、档 案 利 用 制 度

(一)档案室所藏档案,主要是供局机关、局属单位及上级领导机关利用。
(二)档案管理人员要熟悉所藏档案的情况, 根据机关工作的需要,编制必要的检索工具,充分利用档案信息资源,为全局工作服务。
(三)凡利用档案资料者必须确保档案的安全,不得遗失、涂改、勾画、批注、剪裁、拆卷和折叠。
 (四)利用档案工作结束后,利用者须如实填写《档案利用效果登记表》,及时交档案室存查。
 (五)归还档案

www.pxzj8.com 时,档案管理人员必须当面严格检查核对,如发现与原卷不符或其他问题,应及时报告。
 (六)档案管理人员要注意收集档案利用效果的反馈意见,不断总结经验,做好档案开发利用工作。

四、档 案 保 密 制 度

    (一)档案管理人员必须严格执行党和国家的保密法规及档案管理的规章制度,确保保密档案的安全。
    (二)保密档案的保管和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规办理。
    (三)保密档案要严格限制查阅利用范围,查阅利用须经领导批准。利用保密档案,严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、折绉,如发现此类情况,应及时追查并报告领导。
    (四)保密档案要专人管理,定期检查。严格执行保密纪律,对失密、泄密事件要及时报告并认真查处,情节严重者要追究法律责任。
 (五)档案管理人员要严守秘密,不得将保密档案私自带出档案室,言谈通信中不得涉及保密档案事宜。

五、档 案 保 管 制 度
 
(一)档案室(库)由专人管理,未经工作人员许可,不得擅自进入档案室(库)。
(二)严格执行档案查阅、借阅、归还登记制度,个人不得私自保存档案。
(三)档案保管工作要做到四不:不散、不乱、不丢、不坏。
    (四)档案阅览室及档案室(库)内严禁吸烟,严禁在其周围堆放易燃易爆物品。
 (五)档案室(库)要保持卫生清洁,做到“八防”:防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠,确保档案的安全。
 (六)随时检查库房消防设备、电器电源及门窗等设施设备的安全情况,发现问题要立即向领导报告,并采取有效措施及时解决[本文由网站www.pxzj8.com收集整理]。

六、档案查阅、借阅制度

    (一)查阅档案,必须在档案室进行。局机关各处室、局属各单位查阅档案须与档案管理人员联系,并履行审批登记手续。外单位查阅档案,必须持单位介绍信,经局档案管理领导组副组长批准,并办理登记手续后方可进行。
    (二)查阅档案,如需复印或摘抄,需经局档案管理领导组副组长同意。复印材料由档案管理人员负责办理。摘抄的材料,由档案管理人员认真审查核对,不得有误。
    (三)档案一般不外借,如有特殊情况需借阅时,可持单位介绍信,说明原因,经局档案管理领导组副组长批准,履行借阅手续。
    (四)借阅档案时间最长为一个月,如不能按时归还,应办理续借手续。借阅的档案必须妥善保管,不得泄密、遗失或转借他人,更不得在材料上涂改、污损或作任何标记。
(五)归还档案时,档案管理人员必须详细检查档案材料是否完整无损,并在借阅登记簿上注明归还时间。

七、档案鉴定和销毁制度

(一)局档案鉴定小组负责对本局保存的档案进行鉴定。
(二)局档案鉴定小组每年年初对各处室交回的案卷进行鉴定,对不符合要求的案卷退回重新整理。每年年终根据《档案保管期限表》的规定,对超过保管期限的档案进行鉴定,决定销毁确无利用价值的档案。
(三)销毁档案需逐卷登记造册,经局档案管理领导组副组长签字批准,在保密局指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责,防止在销毁过程中遗失材料,保证绝对安全。

八、档 案 统 计 制 度

    (一)档案统计工作由档案管理员负责。
    (二)档案统计要实事求是,如实反映客观情况,做到准确、及时、完整、系统。
    (三)统计内容主要有:档案机构人员情况,保存档案、资料状况,档案资料收进和移出数量,档案利用情况,档案库房、设备情况以及上级机关和档案部门要求统计的其他内容。
    (四)上级机关和档案部门要求报送的各种统计报表、资料,必须按照要求统计、填写,经领导审批后方可报出。
(五)各种档案统计报表、资料、情况分析均应存档。
本制度从印发之日起执行。

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