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局公文处理办法

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为使局机关公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》和我省的有关规定,按照实事求是、精简、高效的原则,制定如下办法。
一、局机关公文的种类包括:决定、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、意见、函、会议纪要,如有必要也可使用其他文种。

二、公文格式包括版头、密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等。

1、版头分为套有“中共山西省委老干部局文件”、“中共山西省委老干部局”、“中共山西省委老干部局办公室文件”字样等形式,用红色套印。

2、发文字号分为晋老字[200*]*号、晋老发字[200*]*号、晋老办字[200*]*号、晋老党字[200*]*号、晋老人字[200*]*号、晋老函字[200*]*号和晋老电字[200*]*号等。

3、公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。除与有关部门联合发文外,原则上标题不再冠有本局名称。

4、普发性公文的主送机关范围一般为:各市委老干部局,省委各部、委、办、厅、局党组(党委),各人民团体党组。如需发大中型企业、大专院校,则应加上:各大中型企业、各大专院校党委。需要直接发到省直各单位老干部工作部门的文件,主送机关也可表述为:省直各单位离退休人员管理处。公文的具体发送范围根据情况确定。请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他上级机关,应使用抄报形式。

5、正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。

6、附件标题置于正文之后、发文机关名称之前,应当注明附件顺序和名称。附件置于正文之后、印刷版记之前(成文日期之后另页)。

7、发文机关名称应使用“中共山西省委老干部局”全称。

8、成文日期以最后一位领导人签署时间或会议议定时间为准,年、月、日要完整、准确,用阿拉伯数字,标在发文机关名称右下方或标题正下方。

9、正式行文一般都加盖机关印章(本局铅印文件除外)。用印位置在成文日期的上侧,要求上不压正文、下要骑年盖月。

10、公文抄送(含抄报、抄发)范围标注在公文末页下部,制发单位上方位置。除主送机关外,对其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”,同级机关和不相隶属机关用“抄送”,下级机关用“抄发”。

11、印刷版记包括本局全称“中共山西省委老干部局”以及制发日期和印刷份数。制发单位名称和日期置于公文末页下端,印刷份数置于下间隔线右下方。

三、局机关正式公文的适用范围:

1、版头为“中共山西省委老干部局文件”形式的,发文号为“晋老字[200*]*号”,主要用于发布全局一个时期内所作的重要安排部署、指导性意见、决定等。

2、版头为“中共山西省委老干部局”形式的,分为以下两种情况:

(1)用于传达局机关和上级机关对某项工作的指示、决定,通报某方面情况,或要求下级部门按照某项规定去办某项事情,发文号为“晋老发字[200*]*号”。

(2)局机关向省委、省政府等上级机关报告工作情况和请示问题,答复下级机关的请示事项,发文字号为“晋老字[200*]*号”。

3、版头为“中共山西省委老干部局办公室文件”形式的,发文号为“晋老办字[200*]*号”,主要用于局办公室对局系统内部或全省老干部部门业务指导方面的文件、通知、通报以及其他事宜。

4、遇有紧急事项需报告上级机关或通知下级和同级机关时,使用传真电报形式,发文字号为“晋老电字[200*]*号”。

四、公文中的标题用加粗二号黑体,正文用三号仿宋体,从左至右排版;公文中的计量单位,采用国家法定计量单位;公文用纸幅面规格为16开型,统一左侧装订。

五、机关正式文件的产生程序包括起草、审核、签发、登记、编号、印刷、用印、分发、存档等。

1、文稿的起草,一般按照职责分工或局领导安排,由有关处室组织起草。文稿起草的基本要求是:(1)全面准确地反映客观实际情况,符合党的路线、方针和政策;(2)完整准确地体现发文的意图;(3)观点明确,条理清楚,层次分明,文字精练,书写工整,标点准确,篇幅力求简短;(4)人名、地名、数字、引文要准确,具体时间应写明年、月、日;(5)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。文稿起草完成后,按照发文稿纸上的栏目,填写拟稿单位、拟稿人、文稿名称、主送、抄报、抄发、抄送、附件、印刷份数等项目,拟稿单位负责人审签后,送局办公室核稿,再由承办处室送局领导签发。

2、公文送局领导签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

3、文件的签发,要分别情况对待,一般业务性文件,由分管副局长审签后,送主持工作的副局长签发;重要文件先由分管副局长审签,再由主持工作的副局长和局长签发。以本局机关为主的联合行文,需由拟稿处室在本局领导签发之后,约请所有联署机关负责人会签;

www.pxzj8.com 以有关部门为主的联合行文,应由我局相关处室审阅后,呈请局领导签发。

4、文件的编号。各处室、局属各单位起草的文件签发后,办公室负责编发文号,并根据需要划分密级。

5、文件的印刷,在编号之后进行。文件编号后,经办公室签印,由各拟稿处室送印、校对、装订。印制文件要做到:文字清晰,字体适当,用纸规范,美观大方。

6、文件的分发。需要邮寄和交换的文件,由拟稿处室装写信封后,交办公室收发人员发出。发至本局领导、各处室、局属各单位和呈报组织部的文件,由拟稿处室填写《分发文件登记卡》,将文件交办公室收发人员发出。

7、文件的存档。凡局正式文件,拟稿单位应将发文底稿、文件正本(两份)以及审核、送审过程中的修改稿,连同有关附件归类整理送局办公室编发文号处保存。正式文件办公室要按照编号统一备份软盘保存。

六、局机关编发的《山西老干部工作》、《山西老干部工作信息》,承办处室负责送印、分发并存档。

七、各处室和局属单位上报的请示报告,均应使用统一格式的请示报告卡片。各处室的请示报告,由各处室负责同志呈局领导审批。局属各单位的请示报告,可由单位负责同志直接呈局领导审批,也可交局办公室转呈局领导审批,但均应送局办公室登记。各处室、各单位的请示报告,须填写清楚填报单位、填报人和填报时间。凡拟以局名义发出的请示报告,应加盖局印章,交局办公室统一分送。

八、外来公文的处理,包括公文的签收、登记、拟办、阅批、分送、承办、催办等环节。

1、收发人员收到外来公文后,须将重要公文的标题(文件摘要)、发文字号、来文单位、件数、收文时间等逐项进行登记。

2、公文经登记后及时送办公室主任填写拟办意见。

3、需要办理的公文,办公室主任应根据公文内容提出拟办意见,注请局领导批示;或注请有关处室和单位办理。

4、分送公文严格按照领导批示范围进行。时限性强的要及时分送,以免压误。

5、传阅公文,要严格公文登记手续,随时掌握公文去向,避免漏传、误传、重传和延误。传阅机要文件要注意保密,需要留用的,要办理借阅手续,不要随意抽取。密级较高的公文,要按规定尽量缩小知密范围。

6、各处室、各单位在承办公文时要遵循以下原则:凡属本处室、本单位职权范围内可以处理的事项,应及时处理;凡涉及其他业务处室和单位的事项,要主动协商办理;凡需请局领导审批的重要事项,主办处室和单位应提出拟办意见,然后送请局领导审批。

九、重要公文材料办理完毕后,要及时整理立卷。各处室要保证文件材料的齐全、完整。局机关综合档案室要对各处室的立卷归档工作进行指导、协调和监督。

十、机关公文的销毁,应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和党内有关保密的规定,履行严格的登记手续。销毁秘密文件,经局保密委员会批准后,由两人以上监销。

本办法从印发之日起执行。

附:中共山西省委老干部局文件式样一、二、三、四。

式样一

中共山西省委老干部局文件

晋老字〔200*〕*号

 
 ★

 
 
 
 
 
 

标题[HT2XBS]

主送单位:[HT3F]

    正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

(正文中若有小标题,可用HT3H)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

中共山西省委老干部局(印章)

签发日期[HT3F]

主题词[HT3H]:[HT3XBS]
 
抄送:[HT5SS]

抄报:[HT5SS]

 
 
中共山西省委老干部局            印发日期:[HT4F]

 
 

印数:[HT5SS]

式样二

中共山西省委老干部局

晋老发字〔200*〕*号

 

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 ★

 
 
 
 
 
 

标题[HT2XBS]

主送单位:[HT3F]

    正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

(正文中若有小标题,可用HT3H)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

中共山西省委老干部局(印章)

签发日期[HT3F]

主题词[HT3H]:[HT3XBS]
 
抄送:[HT5SS]

抄报:[HT5SS]

 
 
中共山西省委老干部局            印发日期:[HT4F]

 
 

印数:[HT5SS]

式样三

内部传真电报

发往:                                      签批

地址:[HT3K]                                          盖章[HT3K]                                                           

 等级[HT3K]部门号    晋老电字〔200*〕*号  晋机号
 
标题[HT3H]

主送单位:[HT3K]

    正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

中共山西省委老干部局(印章)

签发日期[HT3F]

                     

 
 

式样四

请示报告卡片

领导批示:

 
 
报告内容:

标题[HT3H]

www.pxzj8.com 主送单位:[HT3K]

    正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

 
 
填报单位
 
 填报人
 
 时间
 
 
 

处理

情况

 
 
 
      

                                      中共山西省委老干部局印制

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