局机关公文处理规章制度

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第一章总则
第一条为使局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化提高公文处理工作的效率和公文质量根据国家有关规定结合厅机关实际制定本制度
第二条局机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则严格按国家和本制度的规定进行做到准确、及时、安全、保密
第三条局办公室主管机局关并负责指导下级单位的公文处理工作主要任务是:
(一)依据国家有关规定制定机局关公文处理工作的各项具体规章、制度并负责组织实施;
(二)负责机局关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作;
(三)起草、校核以和局局办公室名义制发的公文;
(四)负责公文处理中的督促检查工作;
(五)负责公文处理中的安全保密工作;
(六)对下级单位公文处理工作进行业务指导组织业务交流和业务培训;
(七)负责与公文处理有关的其他工作
第四条局办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质工作积极作风严谨遵守纪律恪尽职守刻苦钻研乐于奉献要熟悉各种办公自动化手段努力提高工作效率和质量
第五条局机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则行政公文不得对党的组织作指示不处理党内各种事务
第二章公文种类
第六条公文必须按国家规定的文种行文公文的种类主要是:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律规定发布规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排
(三)指示
适用于对下级机关布置工作阐明工作活动的原则
(四)公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
(五)通知
适用于批转下级的公文转发上级机关秒相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部
(六)通报
适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作反映情况提出意见或者建议答复上级机关的询问(凡请上级机关指示或者批复的公文不得用“报告”)
(八)请示
适用于向上级机关请求指示、批准有关事项(“请示”就是“请示”不得用“请示报告”)
(九)批复
适用于答复下级机关的请示事项
(十)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批复(即使是向有关主管部门“请求”批复也不得用“请示”)
(十一)会议记要
适用于记载、传达会议情况和议定事项
第三章公文格式
第七条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称主办机关应当排列在前(文号应编主办机关的文号)
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”文件的秘密等级标注在首页的右上角密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号
(三)紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”标注在首页右角上有秘级时收标注在其下方位置紧急电报应当标首页的等级栏内标明“特急”、“加级”、“平级”
(四)发文字号包括机关代字、年份、序号不般位于发文机关之下横格线之上正中位置年份不能简写置于中括号内联合行文只标明主办机关发文字号
(五)上报公文应当标明签发人姓名一般标注在发文字号右侧联合上报的签发人姓名上下排列排列顺序与发文机关一致
(六)公文标题应当准确简明扼要地概括公文主要内容一般应当标明发文机关并准确标明公文种类标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号批转公文标题应当避免使用重复用语
(七)主送机关应当写机关全称或者规范化简称位于标题之下、正文之上顶格位置不便在正文之前列出主送机关的公文如“决定”、“会议记要”等主送机关可以列在正文之后
(八)公文如有附件应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称如有二个以上附件应当注明附件序号附件应当在首页左上角注明附件序号附件一般应当与主件装定在一起如不能装订在一起应当在附件首面左上角注明主件发文字号
(九)公文会议纪要外应当加盖印章印章端正盖正成文时间中上方上沿不压正文底边在成文时间之下联合行文联合发文机关都应当加盖印章印章从左到右排列排列顺序与发文机关一致盖印章的公文一般一再标明发文机关名称落款需署领导人姓名的应当冠其职务如正文末页无空白处盖章可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“(此页无正文)”
(十)成文时间以领导人签发日期为准联合行文以最后签发领导人的签发时期为准;电报以发出日期为准
(十一)文件应当标注主题词上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词主题词标注在文件末页抄送机关之上
(十二)公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上
第八条公文的文字从左至右横写、横排印制文件标题一般用2号宋体字正文用3号仿宋体字每页19行每行25个字
公文用纸一般为16开型(260×184)涉外公文采用国际标准A4型(297×210)左侧装钉
第四章行文规则
第九条
上行文:向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作
平行文:向隶属单位和地、州、市交通局布置工作交办任务答复请示事项本局各职能处室不得对外行文厅办公室可以对外、对下行文在职权范围内向不相隶属单位行文
第十条各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文一般不得越级请示工作、不得越权对外行文
第十一条本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文
第十二条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关除领导交办事项外“请示”不得直接送领导个人
第十三条报告中不得夹带请示事项
第五章收文办理
第十四条收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序
第十五条收文应当有专人负责登记标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文均应编号登记
第十六条文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况查对清楚编号登记、封发机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺交机要交通部门投送
第十七条需要办理的公文文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示或交有关部门办理紧急公文应当提出办理时限
第十八条承办单位应当抓紧公文办理不得延误、推诿对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况
第十九条拟草公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定如提出新的政策规定要切实可行并加以说明
(二)情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点符号准确编幅力求简短
(三)人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号日期应当写具体年月日
(四)转发公文应当转发文件的责任者和公文标题
(五)结构层次序数第一层为“一”第二层为“(一)”第三层为“1”第四层为“(1)”公文结构层次不宜过多
(六)必须使用国家法定计量单位
(七)用词用字准确、规范文内使用简称一般应当先用全称并注明简称
(八)二级单位代厅拟稿应当按公文格式打印或者用方格纸誊正经领导人签署上报(并附报文稿磁盘)
第二十条公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数码
第二十一条公文本机关领导人签发重要的或者涉及面广的必须由正职或主持的副职签发;经授权有的公文可以由办公室主任签发
第二十二条审批公文主批人应当明确签署意见并写上姓名和审批时间其他审批人圈阅应当视为同意圈阅要注明时间
第二十三条草拟、修改和签批公文应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔不得在装订线外书写
第二十四条公文送领导人签发之前应当由办公室进行审核审核的重点是:是否需要行文是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定是否和有关部门协商、会签文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定
第二十五条上级行政机关的秘密公文除绝密和注明不准翻印外经厅领导人或办公室主任批准可以翻印、复印翻印、复印件按机要文件进行管理密码电报不得翻印、复印不得密电明复明电密电混用
第二十六条传递秘密公文必须采取保密措施确保安全利用计算机、传真机等传输秘密公文必须采用加密装置绝密级公文不得利用计算机传输
第二十七条凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善保证定期移交档案室归档同时将公文全文扫描录入微机发送至厅办公室处室办理公文所列事项需要该公文时收发室应提供复制件如转发公文应将该公文送至办文处室并注明公文去向
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