总经办文秘主任岗位职责

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一、基本信息
岗位名称：文秘主任所属部门：经理办
编制者：人力资源部审定者：经理办主任
二、岗位目的
协助部门领导处理公文、会议材料及其他文字材料协助安排对外接待及管理部内相关行政事务
三、工作关系
公司内部沟通关系
部门岗位频繁程度
（频繁/经常/偶尔）
各部门各岗位频繁
公司外部沟通关系
单位部门频繁程度
（频繁/经常/偶尔）
总部经理办经常
四、主要职责与工作任务
职责一：协助本部门领导处理相关文字工作
任务1：对公司正式印发的各类公文进行文字把关
任务2：协助本部门领导起草各类公文
任务3：起草公司半年和年度工作总结、各类会议材料及其他文字材料
任务4：各种文件、通知的上传下达
任务5：管理档案室、文书
任务6：起草向总公司上报的月度报告
职责二：协助本部门领导安排公司会议及各种接待工作
任务1：协助本部门领导组织召开半年、年度工作总结会议
任务2：协助本部门领导安排公司领导班子例会及业务例会及其它会议做好会议纪要并督促会议决议的贯彻落实
任务3：接待到访的总公司领导及其他客户
职责三：主管办公室的保密和安全工作
任务1：定期检查保密设备的安全状况
任务2：协助安委会做好各项安全生产工作
职责四：进行公章管理和办公室公车管理
任务1：按照公司《公章管理制度》对公司公章和介绍信进行管理
任务2：安排公车进行外事接待和车辆的日常维护
工作依据(与该岗位工作紧密相关的规范、制度、标准)：
企业管理奖实施细则、《中国远洋物流公司、中国外轮代理公司公文管理规定》、《大连外代文件材料立卷归档办法》
五、工作权力
人事权力：
财务权力：公车产生各项费用的审核
工作权力：
六、工作责任
对所负责文档的准确性、完整性负责对车辆的保有、发生费用负责对办公室泄密负责
七、任职资格
教育程度/经验
•学历：本科
•专业：文秘、管理类或其它相关专业
•工作经验：2年以上
•外语语种与水平：能够运用外语进行工作交流
•计算机水平：能使用办公软件和办公操作系统进行文字、图表、办公信息的处理
业务知识与技能
•业务知识：
1．了解物流、船代、货运知识
2．了解管理、经济、法律等相关知识
3．掌握档案管理、文秘
4．熟悉公司规章制度
•技能：
1．较强的写作能力
2．良好的沟通、组织协调能力
特殊要求
•性别：/
•年龄：/
•政治面貌：/
•其他：/
八、关键绩效指标（KPI）
文档的准确性和完整性办公车辆状况用车费用控制

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