办公室主任职务说明书

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岗位名称办公室主任岗位编号
所在部门办公室岗位定员
直接上级管理总监工资等级三级
直接下级行政助理、法律事务、保洁员、前台、电脑维修、网络管理、司机、文书传真薪酬类型
所辖人员8个工作人员岗位分析日期2002年2月
本职：
负责为公司管理层提供决策支持保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作

职责与工作任务：
职
责
一职责表述：负责为公司管理层提供支持并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议
工作
任务负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划

负责组织和安排管理层会议提供会议纪录与整理服务
通报会议决议并跟踪会议决议的实施情况
协助总经理的工作提供决策支持
职
责
二职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行
工作
任务负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度
负责督促管理制度的有效执行负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性
职
责
三职责表述：负责制定办公室工作计划实现工作目标
工作
任务制订办公室年度、月度工作目标、工作计划并组织实施
职
责
四职责表述：负责公司形象推广、公关活动
工作
任务负责公司形象设计和推广实施
负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访负责与新闻媒体的接触
负责组织并协调公司的公关危机处理
负责公司网站的建设与更新
职
责
五职责表述：公司企业文化建设
工作
任务负责组织公司内部员工活动
建立员工与管理层的沟通渠道吸引员工关心公司事务并参与管理
组织公司内部信息发布和内部刊物的出版
职
责
六职责表述：统筹管理公司后勤服务工作
工作
任务负责公司内外环境的管理包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作
负责管理公司保安和消防工作确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态
负责办理公司办公用品的采购、发放和管理
负责对固定资产的采购与管理工作
负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅
负责与宾馆管理处保持联系保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好
负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级
负责公司网站平台的筹划和建设
负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理
负责对公司出差人员的管理并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持
负责公司内的复印、传真、打印等工作
负责公司的公务用车管理进行科学合理的调度
职
责
七职责表述：部门内部管理工作
工作
任务制订、修订办公室的工作程序和工作制度并监控实施
负责公司办公室队伍建设选拔、配备、评价下属人员组织部门技能培训
负责指导属下员工制定阶段工作计划并督促执行
负责控制部门预算降低部门管理费用
职责八职责表述：完成总经理交办的其他任务
权力：
对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权
调整公司管理制度的建议权统筹制定公司规章制度的建议权
对出差事务的审核权
合同的审核权
印章使用的审核权
对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权
对各部门的安全隐患有限期整改权
权限内的财务审批权
有对直接下级人员调配、奖惩的建议权任免的提名权和考核评价权
对所属下级的工作有监督、检查权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系公司各部门管理总监总经理
外部协调关系上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等
任职资格：
教育水平大学本科以上
专业企业管理或相关专业
培训经历行政管理培训、企业文化培训
经验5年以上工作经验3年以上管理经验1年以上部门管理经验
知识掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识了解公关宣传的常用做法
技能技巧熟练使用自动化办公软件具备基本的网络知识
个人素质领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
其它：
使用工具/设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境办公场所
工作时间特征正常工作时间根据需要加班
所需记录文档通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核指标：
公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况
费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率
部门合作满意度
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注
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